فرآیند کنترل تغییرات در پروژه

امروز می خواستم فرآیند تغییرات در پروژه رو با یه مثال توضیح بدم. فرض کنید شما پیمانکاری هستید و پروژه ای دارید که ساختن یک ساختمون 10 طبقه باشه و کارفرما از شما بخواد که یک طبقه دیگه هم به بالاش اضافه کنید. خب این میشه یه تغییر و منبع تغییر هم کارفرماست. کارهایی که از این به بعد باید تو این شرایط انجام داد ایناست:

ورود و جمع آوری اطلاعات: باید به صورت کتبی درخواست کارفرما رو مستند سازی کنید و شرح کامل چیزی که می خواد رو ثبت کنید.

تجزیه و تحلیل اولیه وکلی درخواست و تصمیم گیری: تو این مرحله تغییر رو بررسی اولیه می کنیم. اضافه کردن یک طبقه ممکنه خارج از محدوده قرارداد پروژه باشه. ریسکی که داره و هزینه ها و زمانی که به پروژه اضافه میکنه رو هم در نظر می گیریم. اگه اطلاعات کاملی نداشته باشیم باید باز هم اطلاعات بیشتری جمع کنیم. ممکنه اضافه کردن یه طبقه با توجه به شرایط پروژه اصلا امکان پذیر نباشه. باید دلایلمون رو مستند بنویسم، ثبت کنیم و به کارفرما بدیم. اگه امکانپذیر بود به مرحله بعدی میریم.

بررسی تاثیر تغییر به صورت تفصیلی: اینجا مفصلتر تغییر رو بررسی می کنیم با جزئیات کامل. باید ببینیم اضافه کردن یک طبقه چه تاثیری تو پروژه میذاره. مثلا هزینه رو زیاد میکنه(به خصوص اگه چند تا طبقه رو هم اجرا کرده باشیم)، زمان پروژه رو طولانی میکنه، نقشه ها عوض میشن،شاید مجبور بشیم نیروی انسانی اضافه کنیم و ممکنه ریسک انجام کار رو بالا ببره ولی از طرفی هم ممکنه رضایت کارفرما خیلی به نفعمون باشه. بررسی با جزئیات تو این مرحله، قلب مدیریت تغییراته. برای تصمیم گیری باید اطلاعاتمون کامل باشه و اگه به این نتیجه رسیدیم که به هیچ وجه نمیشه به طبقات ساختمون اضافه کرد خب باید دلیل یا دلایلش رو مکتوب و مستند کنیم و به اطلاع کارفرما برسونیم و بایگانی کنیم و ادامه فرآیند منتفیه و اگه تغییر امکان پذیر بود و مورد تایید، به مرحله بعدی میریم.

به روز رسانی اسناد و مدارک: خب اگه تغییر قرار شد اجرایی بشه باید به روز رسانیش هم بکنیم. تو این مثال این اضافه شدن طبقه هم زمان، هم هزینه و هم نقشه ها رو عوض میکنه و همینطور برنامه زمانبندی و چند تا چیز دیگه. همه اینها اسنادی هستند که مورد تجدید نظر قرار می گیرند.

انتقال و اطلاع رسانی تغییرات: بعد از تغییر اسناد و برنامه هاو ... این تغییرات رو در اختیار اجرا میذاریم تا تغییرات رو انجام بدن.

نظارت و کنترل و ارزیابی: خب حین اجرا این اضافه کردن رو بررسی می کنیم تا اشکالی پیش نیاد. بعد از اجرا باید ارزیابیش هم بکنیم ببینیم در عمل واقعا چقدر به زمان و هزینه اضافه شد، کیفیت کار چطور بود، اون جور که فکر می کردیم تونستیم یه طبقه رو با کمترین مشکل اجرا کنیم یا نه.

درس ها و تجارب آموخته شده: تو این مرحله که مرحله آخره همه چیزایی که از اجرای این یک طبقه به ساختمون یاد گرفتیم رو مستند می کنیم تا تو پروژه های دیگه از اونها استفاده کنیم. یادتون باشه که درسهای آموخته شده خیلی مهم هستند و در آینده و تو پروژه ها و موقعیتهای مشابه میشه از اونها استفاده کرد.