نحوه مناسب ارائه مطالب و پاورپوینت مناسب

پاورپوینت به طور کلی یه کار ذوقیه و بستگی به سلیقه و کمی هم خلاقیت داره. اما نکاتی هست که باید موقع تهیه پاورپوینت رعایت کرد:

• خلاصه سازی مطالب: حتما مطالبی رو که می خواین ارائه بدین خلاصه کنین. نکات مهم رو یادداشت کنین و فقط توضیح کوتاهی از اونا رو تو پاورپوینت بیارین. به موضوع و مطلبی که ارائه میدین باید تسلط کافی داشته باشین و خلاصه ای از اونا رو یاداشت کنین که موقع توضیح با پاورپوینت با یه نگاه به یادداشتها مطالب رو به یاد بیارین و رشته کلام از دستتون در نره.
• اشتباهات املایی و تایپی: مطلقا اشتباه املایی و تایپی نداشته باشین. اگه داشته باشین ارزش ارائه تون رو میاره پایین. به خصوص اگه می خواین پایان نامه ارائه بدین. بعد از تایپ مطالب تو پاورپوینت، چند بار اونو بخونین تا احیانا اگه غلطهای املایی و تایپی داشت اصلاح کنین. لحن نوشتاری هم باید رسمی باشه نه اینجوری من تو وبلاگم می نویسم.
• تعداد اسلایدها : اینکه تعداد اسلایدهاتون چند تا باشه خیلی مهمه. البته به نوع مطلب، خلاصه سازی و زمانی که در اختیار دارین هم بستگی داره. مثلا برای یه چیزی مثل پایان نامه کارشناسی ارشد (با توجه به وقتی که بهش میدن) بین 20-30 اسلاید کفایت می کنه. برای ارائه مقاله یا کنفرانس حتی از این هم کمتر. بیشتراز 1 دقیقه هم نباید برای هر اسلاید وقت صرف کرد مگر اینکه ازتون سوال بپرسن و مجبور باشین جواب روهمون موقع بدین. وقتی تعداد اسلایدها بیش از اندازه باشه کسی توجه نمی کنه.
• فونت، تعداد خطوط و کلمات: اندازه و نوع فونت هم خیلی مهمه. به خصوص اندازه فونت. برای متن پاورپوینت تو یه سالن معمولی فونت با سایز حداقل 28 جواب میده. برای مطالب مهم و عناوین و تیترها هم 36. (این اندازه با توجه به اندازه و نوع سالن می تونه تغییر کنه). با توجه به این اندازه ها اگه اسلایداتون متن داره تو یه اسلاید هم بیشتر از6 خط نذارین. هرچند خودم بعضی وقتا مجبورم 7 یا 8 خط مطلب بذارم. برای نوع فونت هم انتخابهای زیادی هست چون فونتهای خوب زیاده. بستگی به سلیقه تون داره. برای فونت فارسی من B Titr رو ترجیح میدم. برای متن های انگلیسی هم Times New Roman خوبه.
• رنگ: از رنگهای مناسب استفاده کنید. برای فونتها استفاده از رنگهای فسفری و جیغ یا رنگهایی مثل زرد و قرمزخیلی مناسب نیستن. البته اگه متن، رنگ زمینه (background) مناسبی داشته باشه استفاده از این رنگها برای فونت بد نیست. مثلا فونت قرمز تو زمینه آبی تیره یا سیاه خوانا نیست ولی همین فونت با زمینه روشن مثل زرد کم رنگ یا سفید خوبه. برای رنگ زمینه هم سعی کنید از رنگها یا طرحهای روشن استفاده کنید نه سیاه و تیره.
• انیمیشن و افکت: بعضی وقتا لازمه از انیمیشن و افکت برای جذابیت یا فهم بیشتر مطالب استفاده کنید. به خصوص برای عکسها. مثلا وقتی دو یا سه مطلب و عکس رو می خواین تو یه اسلاید بذارین مجبورین از انیمیشن استفاده کنین. این یکی از همون کارای ذوقی و سلیقه ای هست که واقعا نمی دونم چه پیشنهادی بدم. یه کار کاملا ابتکاریه و منحصر به پاورپوینت در مقایسه با نرم افزارهای دیگه آفیس. فقط مدت زمانی که برای اجرای انیمیشن برای مثلا یه شکل میذارین سعی کنین کوتاه باشه چون اگه خیلی طولانی باشه و انیمیشن ها تعدادشون زیاد بشن موقع ارائه وقتی دارین در مورد یه اسلاید توضیح میدین مجبورین حرفتون تا اجرای کامل انیمیشن قطع کنین.

مطالبی که گفتم در مورد تهیه فایلهای پاورپوینت بود که به تجربه بهش رسیده بودم. به هر حال مساله فقط تهیه پاورپوینت خوب نیست. اینکه بتونید پاورپوینت خوبی تهیه کنید برای ارائه گزارش کار یا مقالتون کافی نیست. به غیر از اون مسائلی هست که باید در نظر بگیرین. چیزایی که من اونا رو به اینصورت خلاصه می کنم:

• ترس و اضطراب: ترس و اضطراب موقع ارائه مطلب جلوی جمع طبیعیه. منتها باید راههای غلبه به اونو پیدا کنید. به نظرم مهمترینش اینه که با آمادگی کامل و تسلط کافی به مطلبی که می خواین ارائه کنین تو جلسه حضور داشته باشین. فرض رو هم بر این بذارین که شما اطلاعاتتون راجع به مطلبی که می خواین ارائه کنین از همه بیشتره. با سر و وضع مناسب هم تو جلسه حضور داشته باشین تا اعتماد به نفستون بره بالا و اضطرابتون کم بشه.
• نحوه ارائه: منظورم از نحوه ارائه اینه چقدر از مطالب رو از روی پاور پوینت بخونید و چقدر رو از حفظ بگید. من خیلی از ارائه ها رو دیدم (به خصوص تو دانشگاه) که ارائه کننده در واقع مشغول روخونی از پاور پوینت بودن. اینجور ارائه مطلبی به هیچ دردی نمی خوره و فقط عدم تسلط به مطالب رو نشون میده. اینجا باز هم تسلط به مطلب مهمه. علاوه بر اون سعی کنید مطلب رو تمام و کمال از روی پاور پوینت نخونید تا بتونین تماس چشمی با شنونده ها رو حفظ کنین.
• فن بیان: فن بیان خیلی مهمه. مبهم و با صدای آهسته و یا خیلی سریع یا بریده بریده حرف زدن، ارائه رو خراب میکنه. با انرژی، صدای بلند و رسا و پیوسته باید مطالب رو توضیح داد تا شنونده ها جذب مطالب بشن.
• حالت و زبان بدن: حالت بدن هم موقع ارائه مهمه. دستها رو تو جیب یا پشت بدن گذاشتن، رو یه پا ایستادن، دست به کمر گذاشتن یا حتی دست به سینه ایستادن حالتهای مناسبی برای ارائه نیستن. یه گوشه ایستادن یا نشستن هم درست نیست و گاهی لازمه چند قدمی رو کنار میز یا صندلی محل ارائه حین صحبت کردن حرکت کنین.
• مخاطبین: شنونده ها هم تو نحوه ارائه مطلب در نظر بگیرین. اگه یه مطلب تخصصی رو ارائه می کنین که مخاطبای شما خیلی مختصص و تحصیلکرده هستن این مساله حتی رو نحوه بیان، زبان بدن شما هم تاثیر میذاره. اگه مطلب رو تو یه جمع عمومی و غیر رسمی تر می خواین ارائه کنین لحن بیان شاید غیر رسمی تر بشه. یه همچین وقتایی ممکنه به خاطر تنوع شنونده ها، سوالات و مطالب پرت و نامربوط هم از شما بپرسن یا جلسه رو بهم بریزن. بهترین کار حفظ خونسردی و حتما جوابشون رو بدین البته قاطعانه و نه پرخاشگرانه.
• محل ارائه: مکان ارائه هم در نحوه و کیفیت ارائه بی تاثیر نیست. اگه جایی که مطلب رو ارائه میدین بیش از اندازه گرم باشه هم خودتون دچار مشکل میشین هم شنونده ها گرمشون میشه و حوصله گوش دادن به حرفهای شما رو ندارن. این چیزها رو قبل از ارائه بررسی کنین. بزرگی و کوچیکی فضا هم رو در نظر بگیرین. اگه فضایی که تو اون مطالبتون ارائه میدین بیش از اندازه بزرگ باشه فضای بیشتری برای حرکت دارین ولی در عوضش مجبورین با صدای بلندتر صحبت کنین. در ضمن، بزرگی و کوچیکی فضا ممکنه یه مقدار رو اندازه فونتهای پاورپوینتتون هم تاثیر بذاره.